les archives privées

 

Les archives privées

 

En rangeant une de mes étagères, je suis tombé sur ce livre qui nous explique comment traiter ses archives personnelles, familiales et associatives

 

Résumé du livre, les archives privées juin 1990, 92 pages

 

I Les archives privées

II Que conserver ?

III Comment organiser ?

IV Comment retrouver ?

V De la conservation à la reconstitution et à l’exploitation

 

Le traitement des archives personnelles, familiales associatives

Préface

 

Traiter un fond d’archives est un art. Celui qui veut conserver  efficacement ses archives est vite confronté au problème de la sélection et l’élimination des documents sans faire d’erreur de tri dans le classement. L’archivistique est devenue une science complexe, à l’heure où l’évolution de la société et celle des technologies font évoluer ces moyens de l’information et de la communication qui deviennent nos archives.

 

I Les archives privées

 

Lorsque l’on parle d’archives, on a tendance à évoquer l’image stéréotypée d’une masse incontrôlée et envahissante de paperasses obstinément poussiéreuses. Cette image est bien ancrée dans nos esprits. Pourtant, nous sommes tous à la fois producteur et détenteurs desdites archives.

 

Voici la définition des archives donnée par le législateur (loi du 3 janvier 1979, art 1^er)

 

« Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité »

 

Nous sommes

Tous en possession

d’archives privées…

 

… qui résultent de

Notre activité…

… et sont susceptibles de

Présenter un intérêt

Pour l’histoire

 

Les archives publiques sont :

• Les documents qui procèdent de l’activité de l’Etat, des collectivités  locales, des établissements et entreprises publics ;
• Les documents qui procèdent de l’activité des organismes de droit privé chargés de la gestion des services publics ;
• Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels… (art 3)

Les archives privées sont l’ensemble des documents définis à l’article 1^er qui n’entrent pas dans le champ d’application de l’article 3 ci-dessus (art 9)

Si  la loi s’intéresse aux archives privées, c’est dans un esprit de sauvegarde en conciliant le respect de la propriété privée et l’intérêt général.

Tout particulier, de même que toute entreprise, association…, a des archives de plus en plus diversifiées du fait de la multiplication récente des supports (documents informatiques).

Archives et documentation

Un fonds d’archives est un ensemble de documents dont l’accroissement s’effectue de manière organique dans l’exercice des activités d’une personne (physique ou morale)  ou d’une institution (publique ou privée) ; c’est la résultante automatique de leurs activités et en vertu du principe du respect des fonds, il conviendra lors du classement de conserver intacts ces ensembles, sans les démembrer ni les mélanger entre eux. Qui dit fonds entend donc provenance, ce qui oppose fondamentalement les archives à une notion voisine : la collection. Celle-ci se définit en effet comme un ensemble de document de provenances diverses dont la réunion artificielle est le résultat du choix ou du hasard.

Archives et

Documentation

Sont liées mais

Distinctes…

 

… les archives

Constituent des

Fonds…

 

… tandis qu’une

Collection est

Constituée

Volontairement…

 

… de documents

De provenances diverses. 

 

Pourquoi conserver des archives ?

Les archives sont conservées car elles ont une valeur primaire qui réside dans leur utilité de gestion directe, leur valeur de preuve. A un moment où un autre nous y avons recours et c’est la principale raison de la constitution de nos dossiers personnels.

Les archives sont

Susceptibles de

Plusieurs utilisations …

 

… pour la gestion

Des affaires courantes…

 

… puis pour la

Recherche historique…

 

… car les archives

Sont la mémoire

D’un pays. 

 

     Loi du 3 janvier 1979, art 1^er : « La conservation de ces documents est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et la conservation des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche »

              

II Que conserver ?

 

Trier et éliminer, une nécessité

Trier, c’est séparer à bon escient l’utile du superflu et du périmé.

 

En éliminant des documents, il faut garder à l’esprit  la double finalité de la conservation des archives

–       Leur valeur primaire d’utilité de gestion à fin de preuve

–       Leur valeur historique à terme

 

Pour la première, il existe un certain nombre de règles fondées sur les délais de prescription fixés par la loi ou les règlements qui permettront d’alléger les dossiers

La seconde est laissée à l’appréciation  de l’archiviste, d’un jugement.

 

La prescription

La prescription est une institution fondée sur l’écoulement d’un certain délai, au terme duquel elle transforme une situation de fait qui s’est prolongé en une situation juridique définitive et inattaquable.

Son but  est d’éviter de laisser ouvrir devant les tribunaux des litiges sur des faits anciens dont les preuves pourraient  avoir disparu  ou être  devenues incertaines et de stabiliser  définitivement  un état de chose  qui s’était prolongé de fait pendant toute sa durée.

 

Les principaux documents

Il est important de conserver tout document ayant valeur de titre ou de preuve (état-civil, diplômes, décorations, contrats, titres de propriété, concessions…) A l’intérieur de ces mêmes dossiers, il est important d’éliminer tout document redondant, en double, etc.

 

Des archives allégées et bien organisées sont incomparablement plus exploitables que des fonds  demeurés intacts c’est-à-dire en fait  encombrés de documents inutiles.

 

III Comment organiser ?

 

La solution la

Plus simple est

Toujours la meilleure.

 

La gestion des

Archives commence

Dès leur création…

 

… et chaque document

Doit appartenir à

Un dossier.. ;

 

… qui trouve sa

Place dans un

Plan de classement…

 

…signifié par une

Cotation

 

Le traitement des archives familiales repose sur une démarche de rassembler un maximum  d’informations sur la famille pour comprendre l’articulation du fonds.

Le traitement des archives d’un fonds plus institutionnel, de type association, on se préoccupera de recueillir toutes informations sur les structures et leur évolution  et de recueillir  les éventuels organigrammes.

Toute pièce  appartient à un dossier. La pièce d’archives ne prend sa pleine valeur qu’intégrée à un ensemble qui l’éclaire et l’authentifie.

 

L’astuce pour classer ses dossiers, est d’utiliser une cotation portée sur les dossiers et même reporté sur chaque pièce si leur nombre n’est pas trop grand. Exemple A3, pourrait  dans un fonds d’archives familiales, désigner le 3^e dossier contenant des documents portants sur l’ensemble de la famille.

Si le fonds en question est susceptible de s’accroître de manière importante et imprévisible, il sera difficile de prévoir à l’avance les espaces à réserver à chaque série.

C’est à ce moment là, qu’il faut dissocier rangement et classement en mettant en place un double système de cotation : une référence au cadre de classement  comme plus haut et leur adresse topographique (étagère n° / rangée n° etc.)

 

La conservation matérielle

 

La conservation

des archives

répond à des

normes précises…

 

… adaptés à des

contraintes spécifiques.

 

Les deux systèmes connus pour ranger les archives est le rangement horizontal et vertical. Un article ne doit pas faire plus de 10, 20cm pour une liasse. Un article peut être composé de plusieurs petits dossiers, à l’inverse, un gros dossier peut être scindé en plusieurs articles.

Les documents doivent être protégés contre de multiples agressions : le feu, aux insectes, rongeurs, la poussière.

Les chocs thermiques (variations brutales de température et d’hygrométrie). L’humidité provoque des moisissures, une sécheresse rend le papier cassant.

La lumière du jour brûle les papiers et décolore les encres.

 

Savez-vous que la norme idéale pour la conservation des papiers est la suivante :

 

18°C (+ ou – 1°C) pour 55% (+ ou – 5%) d’humidité relative ?

 

 

 

La restauration des documents

 

La préservation

Des documents

Peut mettre en

Œuvre des techniques

Spécialisées…

 

… et le microfilm

Est un auxiliaire

De la conservation

Et de la communication

Des archives.

 

Certaines encres modernes provoquent l’autodestruction du papier à terme. Restaurer un document abimé demande un certain savoir faire :

–       Ne jamais utiliser de ruban adhésif  type scotch car il se dessèche rapidement, jaunit le papier et s’arrache avec l’écriture.

–       Ne jamais se servir d’un fer à repasser pour mettre à plat papiers et parchemins

–       Pour nettoyer papiers ou parchemins, commencer par les dépoussiérer par gommage ou brossage. Ne jamais humidifier  sans avoir  préalablement testé la solubilité des encres.

–       Pour assécher des documents accidentellement mouillés les placer entre deux pages  de papier buvard à changer dès qu’elles  auront absorbé une quantité d’humidité.

–       Entretien des reliures anciennes : dépoussiérer, passer doucement au savon spécial au moyen d’une éponge très essorée, rincer avec précaution, passer en petite quantité une cire adaptée et faire briller.

–       Désinfection. Si l’on aperçoit des traces de moisissures en activité ou d’insectes, envisager une désinfection. Celle-ci se fait en autoclave sous vide à l’oxyde  d’éthylène, produit à la fois insecticide, bactéricide et fongicide.

 

 

La micrographie

Le microfilm est un auxiliaire de la conservation et de la communication des archives qu’un substitut au papier.

 

 

IV Comment retrouver ?

Chercher un

Document

Suppose d’avoir

Un moyen de

le retrouver…

 

Après avoir classé et rangé vos documents, il faut trouver un moyen pour les retrouver rapidement.

 

Les instruments de recherche

Le répertoire  va décrire les articles dans l’ordre numérique. On aura une brève description de chaque article composant le fonds d’archives : pour chaque article on y retrouve sa cote, un intitulé caractérisant globalement  son contenu, ses dates extrêmes Ses divisions seront naturellement reprises du cadre de classement.

 

 

L’indexation

Il existe un second moyen d’accéder à l’information en supposant de connaître les affaires dans tel dossier qui se fera en fonction du thème des dossiers. Il suffit simplement de relevés les noms de personnes de lieux qui sont les plus signifiant et de les classer par ordre alphabétique. C’est la création de l’index que l’on trouve à la fin de l’ouvrage.

 

 

Quelques cas particuliers

 

 

V De la conservation à la reconstitution et à l’exploitation

 

Les archives privées

Et les archives

Publiques

Offrent des

Ressources

Complémentaires…

 

… dont l’exploitation

Nécessite

Uine approche

Spécifique…

 

… fondée sur la

Connaissance de

Leurs

Structures

Et finalités.

 

Les fonds d’archives familiales et archives publiques sont complémentaires et inséparables.

 

Il est totalement inutile d’accumuler des photocopies intégrales de tous les documents pouvant se rapporter de plus ou moins près à des membres de la famille ; dans la plupart des cas il sera suffisant d’en noter les références, c’est-à-dire, le dépôt d’archives où ils sont conservés, leur cote précise , éventuellement le numéro de la pièce, la page ou le folio, la date, et d’en retenir en de brèves analyses l’essentiel de la teneur.

Il n’est que trop évident que l’accumulation pure et simple de reproductions de documents reste stériles si elle ne débouche pas sur une exploitation et celle-ci justifie pas automatiquement une telle accumulation.

La recherche repose sur des dépouillements de documents en extrayant les informations directement ou indirectement utiles qu’ils referment, non sur la détention fétichiste de leur reproduction à l’identique.